MediaKeadilan.com – Pengarsipan digital bukan sekadar urusan menyimpan dokumen. Bagi Keaparatur negara kementerianan Komunikasi dan Digital (Komdigi), arsip yang dikelola bersama baik dapat menjadi bekal demi mengevaluasi program, menentukan kebijakan, hingga mengonfirmasi anggaran digunakan secara makin efisien.
Menteri Komunikasi dan Digital, Meutya Hafid menegaskan, pengelolaan arsip perlu menjadi untukan dari proses kerja sehari-hari, bukan cuma tahap akhir setelah sebuah program berakhir dijalankan.
Menurut Meutya, catatan yang akurat menolong pihak pemerintah menyaksikan sejauh mana target tercapai, apa saja yang perlu diperbaiki, serta hambatan yang muncul selama pelaksanaan program.
“Pengarsipan kerap dianggap sebagai suatu proses yang berada teramat ujung. Padahal, sebagaimana dalam lomba lari, yang teramat penting merupakan bagaimana kita mencapai garis finish,” ujar Meutya dalam acara Penyerahan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Keaparatur negara kementerianan Komdigi di Gedung Sapta Pesona, Jakarta Pusat, Kamis (15/10/2026).
Ia menekankan bahwa pencatatan wajib menjadi kebiasaan dalam setiap proses kerja. Data yang tidak akurat berisiko memengaruhi evaluasi maupun keputusan yang diambil pihak pemerintah.
“Karena pencatatan yang akurat wajib menjadi kebiasaan dalam setiap proses kerja. Bagi kami, pencatatan menjadi nomor satu. Data wajib akurat, tidak boleh salah menyampaikan,” katanya.
Prinsip T3 demi Perkuat Pengelolaan Arsip
Untuk memperkuat pengelolaan arsip, Komdigi mengandalkan prinsip T3, yakni Terhubung, Tumbuh, dan Terjaga.
Ketiganya menjadi landasan agar arsip tidak berhenti sebagai catatan administratif, namun dapat dimanfaatkan demi mendukung pekerjaan dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
Prinsip Terhubung menekankan pentingnya integrasi data dan arsip antarunit kerja. Dengan akses informasi yang terhubung, setiap unit diharapkan dapat memakai data yang relevan demi meningkatkan produktivitas dan mendukung penyusunan kebijakan.
Sementara itu, prinsip Tumbuh menempatkan arsip sebagai sumber pembelajaran untuk organisasi.
Dokumentasi program dan hasil evaluasi dapat digunakan demi menyaksikan kekurangan, memperbaiki proses kerja, serta menyusun program berikutnya berdasarkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.
Adapun prinsip Terjaga berkaitan bersama keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan keberlanjutan arsip.
Meutya menegaskan, pengelolaan arsip juga wajib mengikuti ketentuan yang berlaku, termasuk dalam menentukan masa simpan dan prosedur pemusnahan dokumen.
Dengan pendekatan tersebut, arsip diharapkan tidak cuma tersimpan bersama rapi, namun juga tetap dapat diakses dan dimanfaatkan ketika dibutuhkan, tanpa mengabaikan aspek keamanan informasi.
